Le registre unique du personnel (RUP) est un document administratif obligatoire qui  constitue la mémoire de l’activité sociale de l’entreprise. C’est un outil de contrôle essentiel pour l’administration du travail.

Rôle et finalité du registre

Le registre unique du personnel a trois objectifs principaux :
– Tracer les mouvements de personnel : il répertorie toutes les embauches et sorties, dans l’ordre chronologique.
– Garantir la transparence des emplois dans l’entreprise : il permet de vérifier la régularité de chaque situation (contrat, nationalité, autorisation de travail, etc.).
– Faciliter les contrôles administratifs : il est consulté lors des inspections du travail, contrôles URSSAF ou enquêtes liées au droit du travail.
En pratique, le RUP sert à attester que les personnes employées le sont dans un cadre légal et que les obligations de l’employeur sont respectées.

Quels sont les employeurs concernés?

Tous les employeurs sont concernés sauf les associations ayant recours au chèque emploi associatif et les particuliers employeurs.

Qui doit être inscrit dans le registre ?

Le registre doit mentionner toutes les personnes travaillant dans l’entreprise, quel que soit leur statut.
Cela inclut :
– les salariés en contrat à durée indéterminée (CDI) ou déterminée (CDD) ;
– les apprentis et contrats de professionnalisation ;
– les intérimaires (avec le nom de leur entreprise de travail temporaire) ;
– les travailleurs détachés ou mis à disposition par une autre société ;
– les stagiaires (avec des mentions spécifiques) ;
– les salariés à temps partiel, saisonniers ou occasionnels.
Chaque entrée et chaque sortie doivent être enregistrées sans délai, dans l’ordre réel des événements.
Même les salariés absents (maladie, congé parental, etc.) demeurent inscrits jusqu’à la fin de leur contrat.

Mentions obligatoires à renseigner

Selon l’article D1221-23 du Code du travail, le registre doit contenir pour chaque salarié :

Il est recommandé d’ajouter des informations complémentaires internes (numéro de matricule, service, type de contrat, taux horaire, etc.) pour un meilleur suivi RH, même si elles ne sont pas obligatoires.

Format et tenue du registre

Le registre peut être :
– tenu sur papier, dans un registre relié, avec des inscriptions indélébiles, ou
– tenu sous forme électronique, via un logiciel de gestion RH ou un tableur, à condition que les données soient inaltérables, datées et sécurisées, mais aussi qu’elles puissent être présentées immédiatement en cas de contrôle de l’inspection du travail.
Attention : un simple fichier Excel modifiable sans protection ne répond pas aux exigences légales de fiabilité et d’horodatage.

Conservation et transmission

Le registre unique du personnel doit être conservé pendant au moins 5 ans à compter du départ du salarié concerné.
En cas de cession ou de transfert d’entreprise, il doit être remis au nouvel employeur pour assurer la continuité des données sociales.

Sanctions en cas d’absence ou d’erreur

Le non-respect de cette obligation expose l’employeur à :
– une amende administrative de 750 € par salarié concerné (article R1227-7 du Code du travail) ;
– d’éventuelles poursuites pour travail dissimulé si l’absence d’inscription traduit une volonté de dissimulation.
Ces sanctions peuvent être cumulées et aggravées en cas de récidive ou de fraude.
Attention : cette amende s’applique autant de fois qu’il y a de salariés concernés.
De plus, si le registre n’est pas mis à disposition des agents de contrôle de l’inspection du travail directement dans l’établissement employant des salariés (et qu’il est, par exemple, uniquement tenu au siège social), cela constitue un délit d’entrave à l’exercice de leurs fonctions (arrêt de la Cour de cassation du 31 janvier 2012).

Conseils pratiques de gestion

Pour assurer la conformité du registre, il est recommandé de :
– mettre à jour le registre à chaque événement RH (embauche, départ, changement de contrat) ;
– désigner une personne référente RH chargée de sa tenue ;
– vérifier la cohérence entre le RUP, les déclarations sociales (DSN) et les contrats de travail ;
– protéger les données personnelles conformément au RGPD ;
– sauvegarder régulièrement le registre s’il est informatisé.
Certaines solutions RH intègrent automatiquement la mise à jour du registre à partir de la Déclaration Sociale Nominative (DSN), simplifiant la conformité.

Bon à savoir

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La déclaration d’occupation est une démarche administrative qui vise à informer l’administration fiscale de l’état d’occupation d’un bien immobilier. En France, cette obligation a été renforcée dans le cadre de la suppression progressive de la taxe d’habitation pour les résidences principales.

Définition déclaration d’occupation des biens immobiliers

C’est une déclaration obligatoire que doivent faire tous les propriétaires, qu’ils soient particuliers ou professionnels, pour chacun de leurs biens immobiliers situés en France. Elles concernent donc toutes les résidences détenues, qu’elles soient occupées ou non.

Pourquoi cette déclaration ?

Elle permet à l’administration fiscale de savoir :

• Quelle est l’identité des occupants (locataires, occupants à titre gratuit, etc.).
• Si le logement est une résidence principale ou une résidence secondaire ou un logement loué.
• Si le bien est occupé ou vacant.

Cette information est utilisée notamment pour :

• Calculer des taxes (comme la taxe d’habitation sur les résidences secondaires, taxe sur les logements vacants, etc.).
• Mettre à jour les bases de données fiscales (notamment la rubrique “Gérer mes biens immobiliers” sur impots.gouv.fr).

Qui doit faire cette déclaration ?

Tous les propriétaires d’un bien immobilier (personnes physiques ou morales) ont l’obligation de remplir cette déclaration. En cas d’indivision, un seul indivisaire peut faire la faire.

Comment faire la déclaration ?

La déclaration se fait en ligne via votre espace particulier ou professionnel sur www.impots.gouv.fr., rubrique « Gérer mes biens immobiliers ». Elle est à faire une seule fois, mais elle doit impérativement être mise à jour en cas de changement d’occupation ou de situation.

Quelle est la date limite de déclaration ?

Initialement, la date limite était le 30 juin 2023 pour la première déclaration. Ensuite, toute modification de situation doit être déclarée dans un délai raisonnable après le changement (ex : départ d’un locataire, changement d’usage, etc.).

Quelle sanction en cas de manquement ?

La  sanction en cas de non-déclaration ou de déclaration incomplète est une amende de 150 € par local.

Le délai de paiement est en principe de 30 jours à partir de la réalisation de la prestation de services ou de la réception de la marchandise. Cependant, cette durée peut varier en fonction de la nature des marchandises vendues. Les professionnels peuvent également décider d’allonger ce délai dans leurs contrats.

Définition

Le délai de paiement est le temps accordé à un acheteur professionnel pour régler les sommes dues à un fournisseur, à partir de la livraison des marchandises ou de l’exécution de la prestation de services.

Encadrement légal

• Par défaut : 30 jours à compter de la réception des marchandises ou de la réalisation de la prestation.
• Délais contractuels possibles, à condition d’être précisés sur la facture ET dans les conditions générales de vente (CGV)
  

Délai maximum autorisé

• 60 jours après la date d’émission de la facture.
• 45 jours fin de mois : possible si expressément mentionné et accepté dans le contrat, sans constituer un abus.
• Factures périodiques : délai maximum de 45 jours après émission.
• Exportations hors UE en exonération de TVA : jusqu’à 90 jours à partir de l’émission de la facture (il doit figurer dans le contrat, sans abus).

À noter : rien n’empêche les parties de convenir d’un paiement comptant ou d’un délai inférieur à 30 jours.

Conséquences en cas de retard de paiement

Pénalités de retard

Des intérêts de retard sont dus dès le 1er jour de retard, sans relance préalable.

Le taux des pénalités est égal au taux directeur de la BCE + 10 points :

• 2ᵉ semestre 2024 : 4,5 % (BCE) + 10 % = 14,5 %
• 1ᵉʳ semestre 2025 : 3,15 % (BCE) + 10 % = 13,15 %
• Taux minimum légal en 2025 : 11,13 %

À noter :  ce taux doit être précisé dans les CGV.

Indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement

• Montant fixe : 40 € par facture non réglée à l’échéance.
• Applicable automatiquement, même en cas de paiement partiel.
• Mention obligatoire dans les CGV et les factures

 Limites d’application :

• Valable uniquement dans le cadre d’actes de commerce (achat-revente, prestations entre professionnels).
• Non applicable pour les baux commerciaux ou les LOA.

Frais de recouvrement supplémentaires

Si les frais réels dépassent 40 €, le fournisseur peut demander une indemnisation complémentaire, sur présentation de justificatifs.

• Cette indemnisation n’a pas à figurer dans les CGV ou sur les factures.
• Non soumise à TVA

À noter : L’indemnité forfaitaire est due même en cas de paiement partiel de la facture.

Sanctions en cas de non-respect de la réglementation

Les entreprises qui enfreignent les règles relatives aux délais de paiement s’exposent à des sanctions administratives.

Manquements sanctionnés :

• Dépassement du délai légal (30, 45, 60 ou 90 jours selon les cas)
• Absence ou non-conformité des mentions sur les CGV et factures
• Taux de pénalités incorrect ou non appliqué
• Mauvais calcul ou absence de calcul du délai

Montant des amendes

• Entreprise individuelle (EI) : jusqu’à 75 000 € et 150 000 € en cas de récidive dans un délai de 2 ans
• Société : jusqu’à 2 millions € et 4 millions € en cas de récidive dans un délai de 2 ans

Bonnes pratiques pour rester conforme

1. Rédiger des CGV à jour avec :
   • Délais de paiement
   • Taux des pénalités
   • Mention de l’indemnité forfaitaire de 40 €
2. Veiller à la cohérence entre factures, CGV et contrats
3. Surveiller les délais clients avec des outils de relance automatisée
4. Mettre à jour les taux de pénalités chaque semestre

La période d’essai est une phase préliminaire d’un contrat de travail. D’un côté, elle permet à l’employeur d’évaluer les compétences du salarié et, de l’autre, de voir si le poste convient au salarié. Les droits du salarié sont protégés par le Code du travail, les conventions collectives et le contrat de travail.

Spécificités de la période d’essai

• Elle n’est pas obligatoire. Par conséquent, elle doit être notifiée expressément dans le contrat de travail ou la convention collective.
• Sa durée est limitée dans le temps
• Elle peut être rompue librement et facilement sous réserve du respect du délai de prévenance.

Durée de la période d’essai

La durée dépend du type de contrat et du statut du salarié.

POUR UN CDI :

ATTENTION Le renouvellement n’est possible que si le contrat de travail ou la convention collective le mentionne expressément.

UN CDD :

• CDD de moins de 6 mois : période d’essai = 1 jour par semaine de contrat (max. 2 semaines).
• CDD de 6 mois ou plus : période d’essai max. 1 mois.

POUR UN CONTRAT D’INTERIM :

• ≤ 1 mois : 2 jours d’essai
• 1 à 2 mois : 3 jours d’essai
• ≥ 2 mois : 5 jours d’essai

Rupture de la période d’essai

Durant la période d’essai, le salarié et l’employeur peuvent mettre fin au contrat de travail sans avoir à justifier leur décision.
Cependant un délai de prévenance doit être respecter en cas de rupture :

Si l’employeur met fin à l’essai :

• Moins de 8 jours de présence : 24h de préavis
• Entre 8 jours et 1 mois : 48h
• Entre 1 et 3 mois : 2 semaines
• Plus de 3 mois : 1 mois

Si le salarié met fin à l’essai :

• Moins de 8 jours : 24h
• Plus de 8 jours : 48h

ATTENTION : Une rupture abusive (discrimination, faute de l’employeur) peut donner lieu à des dommages et intérêts. De plus, une salariée enceinte ne peut pas être licenciée pour ce motif.

Droits du salarié pendant la période d’essai

Droit à une rémunération

Le salarié doit être payé selon le montant prévu dans son contrat, sans pouvoir être inférieur au SMIC ou à la grille de salaire de la convention collective. S’il y a des primes ou avantages (13e mois, tickets resto, mutuelle), ils s’appliquent sauf si le contrat ou la convention collective en dispose autrement.

Temps de travail et heures supplémentaires

La durée du travail est la même que pour les autres salariés (35h en principe). Les heures supplémentaires sont rémunérées avec une majoration ou compensées par du repos.

Congés payés

Même en période d’essai, le salarié acquiert des droits aux congés payés (2,5 jours ouvrables par mois travaillé).

Protection en cas de maladie ou accident

Si le salarié tombe malade pendant la période d’essai, l’employeur ne peut pas rompre l’essai pour cette raison (sinon, c’est une discrimination). Par contre, la période d’essai peut être prolongée du nombre de jours d’absence, sauf disposition contraire de la convention collective.

Le salarié peut percevoir des indemnités de la Sécurité sociale et, sous conditions, des indemnités complémentaires de l’employeur.

En cas d’accident du travail, le salarié est protégé et peut avoir droit à une indemnisation.

Peut-on supprimer ou raccourcir une période d’essai ?

C’est possible si l’employeur et le salarié s’accordent pour la supprimer ou la raccourcir.
Idem, si une convention collective prévoit une durée plus courte.

CONCLUSION

En période d’essai, le salarié a les mêmes droits qu’un autre salarié, sauf pour la rupture du contrat, qui est plus simple.

Avec la réforme de la facturation électronique en France, les entreprises doivent se préparer à une transition majeure dans leur gestion administrative et fiscale. Voici un guide détaillé pour comprendre cette réforme et s’y préparer efficacement.

Qu’est-ce qu’une facture électronique ?

Une facture électronique est un document comptable dématérialisé qui doit être émis, transmis, reçu et archivé sous format numérique tout en garantissant son authenticité, son intégrité et sa lisibilité. Elle se distingue d’une simple facture dématérialisée (PDF envoyé par e-mail) car elle doit être structurée et conforme aux normes imposées.

FORMATS AUTORISÉS

Les factures électroniques doivent être émises sous un format structuré ou mixte, compatible avec un traitement automatisé :

• Factur-X : Un format hybride combinant un fichier PDF et des données XML.
• UBL (Universal Business Language) : Format structuré largement utilisé en Europe.
• CII (Cross Industry Invoice) : Format standardisé adapté aux grandes entreprises.

Pourquoi cette réforme ?

La généralisation de la facture électronique a plusieurs objectifs majeurs :

• Lutter contre la fraude à la TVA en facilitant le contrôle fiscal via un suivi en temps réel.
• Simplifier et automatiser les obligations déclaratives : automatisation de la déclaration de TVA grâce au e-reporting.
• Réduire les coûts administratifs : suppression du traitement manuel des factures.
• Moderniser et digitaliser : accélération des paiements et réduction des coûts de traitement des factures
• Améliorer la compétitivité : gain de productivité pour les entreprises grâce à la réduction des erreurs, à une meilleure traçabilité.

Calendrier de mise en œuvre

Le passage à la facturation électronique se fera en plusieurs étapes, selon la taille des entreprises :

Ces dates ont été reportées par rapport au calendrier initial, afin de laisser plus de temps aux entreprises pour mieux se préparer.

Impact sur les entreprises

PME et microentreprises : Un gain de temps et une réduction des erreurs dans la gestion comptable, mais un besoin de formation et d’adaptation aux nouveaux outils. C’est une simplification de la gestion comptable, mais cela nécessite une certaine adaptation aux nouveaux outils.
Grandes entreprises et ETI : Transition plus complexe en raison du volume de factures et de l’intégration avec les systèmes ERP existants.
Experts-comptables : Rôle renforcé pour accompagner les entreprises dans la transition et la gestion des flux comptables.

Comment s’y préparer ?

• Anticiper la transition en choisissant une plateforme compatible.
• Former ses équipes à la nouvelle réglementation et aux outils de dématérialisation.
• Vérifier l’adaptation des logiciels comptables aux nouveaux formats.
• Communiquer avec ses fournisseurs et clients pour assurer une transition fluide.

Conclusion

La facturation électronique représente une avancée vers une gestion comptable plus efficace et automatisée. C’est une opportunité d’optimisation et de modernisation pour les entreprises. Mieux vaut s’y préparer dès maintenant pour en tirer tous les bénéfices. Chez Analys nous travaillons sur le sujet avec nos clients pour être prêts à temps.

La taxe d’apprentissage est un impôt obligatoire destiné au financement des formations technologiques et professionnelles. Elle permet aux entreprises de contribuer au développement des compétences et à l’amélioration de l’enseignement.

Pourquoi cette taxe existe-t-elle ?

La Taxe d’Apprentissage a plusieurs objectifs :

• Aider au financement des formations professionnelles et technologiques.
• Favoriser l’apprentissage et l’alternance pour améliorer l’employabilité des jeunes.
• Impliquer les entreprises dans le développement des compétences de demain.

Entreprises concernées

Toutes les entreprises exerçant une activité commerciale, industrielle ou artisanale et soumises à l’impôt sur les sociétés (IS) ou à l’impôt sur le revenu (IR) doivent payer la taxe d’apprentissage, sauf exonération.

Exonérations

Certaines structures ne sont pas concernées, notamment :

• Les micro-entreprises.
• Les associations à but non lucratif si elles ne sont pas soumises à l’IS.
• Les entreprises ayant uniquement des apprentis, sous certaines conditions.

Calcul de la taxe d’apprentissage

La taxe d’apprentissage est de 0,68 % de la masse salariale brute de l’année précédente (ou 0,44 % en Alsace-Moselle).

Exemple de calcul

Si une entreprise a une masse salariale de 1 000 000 €, la taxe d’apprentissage sera : 0,68 % × 1 000 000 € = 6 800 € (hors Alsace-Moselle).

Répartition de la Taxe d’Apprentissage

La taxe d’apprentissage est répartie en deux fractions :

• 1. 87 % – Financement de l’Apprentissage

Ces 87 % servent à financer les formations en apprentissage (CFA – Centres de Formation d’Apprentis). Cette fraction est collectée directement par l’URSSAF ou la MSA chaque mois via la Déclaration Sociale Nominative (DSN). Elle est reversée aux Opérateurs de Compétences (OPCO), qui financent les CFA.

• 2. 13 % – Solde de la taxe d’apprentissage

Cette part permet aux entreprises de soutenir directement des écoles, universités, lycées professionnels ou organismes d’insertion agréés. Depuis 2023, les entreprises choisissent les bénéficiaires via une plateforme appelée SOLTéA (gérée par la Caisse des Dépôts et Consignations).

Comment payer la Taxe d’Apprentissage ?

Depuis 2023, la collecte est centralisée par l’URSSAF et la MSA via la DSN (Déclaration Sociale Nominative).

L’entreprise doit ensuite choisir les établissements bénéficiaires des 13 % du solde via la plateforme SOLTéA.

Conclusion

La taxe d’apprentissage contribue à réduire le chômage des jeunes et à favoriser le développement économique en investissant dans la formation des talents.

En résumé, c’est un investissement pour l’avenir qui profite à la fois aux jeunes et aux entreprises !